Pivacy statement

Vanaf 25 mei 2018 moet iedere vereniging – groot én klein – voldoen aan strenge privacyregels, voortkomend uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

PSV Sliedrecht hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en vindt het dan ook van groot belang om zorgvuldig met de verwerking van persoonsgegevens om te gaan. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt, waarbij wij de privacywetgeving in acht nemen. In dit Privacy Statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. PSV Sliedrecht houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Statement.
Verwerking van persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
Uitdrukkelijk vragen om jouw toestemming voor de verwerking van jouw bijzondere persoonsgegevens.
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is.
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze worden verstrekt.
Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Verwerking van persoonsgegevens

Wij zullen voor onze dienstverlening alleen de noodzakelijke gegevens verwerken. Persoonsgegevens worden door PSV Sliedrecht verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve verwerking voor de ledenadministratie (nieuwe en bestaande leden).
Administratieve verwerking voor het aanvragen van het lidmaatschap via de KNHS en bijhorende startpas(sen) van jouw paard / pony.
Administratieve verwerking voor de financiële administratie.
Administratieve verwerking voor deelname aan én ondersteuning tijdens onze wedstrijden / activiteiten.
Versturen van nieuwsbrieven, mails en/of berichten naar onze leden.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kunnen wij jou de volgende persoonsgegevens vragen:

Voornaam
Tussenvoegsel
Achternaam
Adresgegevens
Geboortedatum
Telefoonnummer
E-mailadres
Geslacht

* Voor het aanvragen van een startpas hebben wij (indien van toepassing) ook gegevens uit het paspoort van jouw paard / pony nodig. Deze gegevens worden door middel van een inschrijf- / aanmeldformulier opgevraagd.

** Voor deelname aan onze wedstrijden en/of activiteiten, dient men zich via mijnknhs.nl en/of e-mail aan te melden. Voor deelname hebben wij jouw voornaam, tussenvoegsel, achternaam en e-mailadres nodig.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Een derde partij waar wij als vereniging mee te maken hebben is de KNHS. Via onze vereniging en de KNHS is het mogelijk om lid te worden van de KNHS en door middel van een startpas deel te nemen aan de KNHS-wedstrijden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met partijen waar wij wel een verwerkersovereenkomst mee hebben afgesloten maken wij hiermee uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier uitdrukkelijk schriftelijk toestemming voor geeft.

Beeld- en filmmateriaal

Bij onze wedstrijden en activiteiten kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal kan worden gebruikt op onze flyers, website, facebookpagina en/of in de lokale krant. Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt en de publicatie niet op prijs stelt, zullen wij dit beeldmateriaal verwijderen.

Bewaartermijn

PSV Sliedrecht bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist:

Persoonsgegevens van onze leden blijven bewaard zolang deze lid is van PSV Sliedrecht.
Persoonsgegevens voor deelname aan onze wedstrijden en/of activiteiten zullen na één kalenderjaar worden verwijderd.
Persoonsgegevens voor het versturen van onze nieuwsbrieven en e-mails gebruiken wij het e-mailadres van onze leden gedurende de periode dat deze lid is van PSV Sliedrecht.
Zodra het lid zijn of haar lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na één kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem van de secretaris. Persoonsgegevens voor het verzenden van onze nieuwsbrieven en e-mails worden uit de mailing verwijderd op het moment dat de afmelding ingaat.
Gegevens die noodzakelijk zijn voor de financiële administratie worden maximaal 7 jaar bewaard.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben wij onder andere de volgende maatregelen genomen:

Persoonsgegevens voor de ledenadministratie worden op de laptop van de vereniging beheerd, welke in het bezit is van de secretaris van de vereniging. Persoonsgegevens voor de financiële administratie worden op de computer van de penningmeester beheerd. Deze laptops maken gebruik van actuele hard- en software, welke regelmatig geüpdatet worden en beschikken over een virusscanner.
Persoonsgegevens zijn opgeslagen in een Excel bestand. De secretaris van de vereniging zorgt ervoor dat de gegevens verwerkt en aangepast worden.
Persoonsgegevens worden (indien noodzakelijk bij bijvoorbeeld deelname aan onze wedstrijden en/of activiteiten) gedeeld met de overige bestuursleden, welke gehouden zijn aan een geheimhouding hiervan.
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
Persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.
Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent jouw gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van alle persoonsgegevens die we van je hebben. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze bestuurders. Ook heb je het recht de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of direct aan een andere partij indien gewenst.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen we je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Statuten

Download hier onze statuten.

Vragen

Indien je na het doornemen van ons Privacy Statement nog vragen hebt hierover kun je contact met onze secretaris opnemen via info@psvsliedrecht.nl.

Dit Privacy Statement is geen overeenkomst en wij kunnen deze Privacy Statement actualiseren.